Conditions spécifiques
Art 1 • DOMICILIATION
CITYWORK déclare se soumettre expressément aux dispositions des articles R. 123-167 et suivants du code de commerce en s’obligeant à conclure avec l’entreprise un contrat de domiciliation, répondant aux exigences des articles précités.
Art 2 • PERMANENCE TÉLÉPHONIQUE
2.1 OBLIGATIONS
En assurant le service de permanence téléphonique, CITYWORK s’engage à recevoir toutes les communications téléphoniques qui seront destinées au client et à lui retransmettre, le plus fidèlement possible, l’intégralité de ses messages.
Les parties reconnaissent expressément que l’obligation contractuelle pesant sur CITYWORK est une obligation de moyen. Seules seront prises en compte par CITYWORK, les informations communiquées par écrit et signées du client.
CITYWORK apportera tous les soins raisonnables au traitement des appels. Sa responsabilité est limitée à la bonne transmission des messages reçus. Elle ne pourra être retenue en cas d’inexactitude de l’information donnée par le correspondant. Compte tenu de la nature de la prestation, et malgré tout le soin apporté par CITYWORK le client reconnaît et admet que certaines difficultés peuvent apparaître quant à l’audibilité et à la bonne perception des communications (consonances trompeuses, élocution imparfaite ou rapide du correspondant…).
CITYWORK ne peut être tenu pour responsable de dommages immatériels tels que notamment un préjudice commercial, un préjudice d’exploitation, etc. qui pourraient découler de l’exécution de la prestation.
2. 2 PERTURBATION DU TRAFIC
CITYWORK n’est, en aucun cas, responsable des perturbations survenant sur les lignes téléphoniques nationales ou internationales ni des erreurs d’indicatifs ou de numéros de correspondants survenant du fait de l’utilisateur, ni même des perturbations de trafic dues à des cas de force majeure (pannes, grèves, etc.) ou à des problèmes de numérotation de l’opérateur. Le client reconnaît ici ne pouvoir prétendre à aucune indemnité à ces titres.
Le système de téléphonie en VOIP ne permettant pas une localisation de l’appelant, les secours ne peuvent utiliser la géolocalisation issue du SDA utilisé par le client, qui en accepte dès lors le fonctionnement.
Art 3 • MISE A DISPOSITION DE BUREAUX
3. 1 ACCES AUX BUREAUX
L’accès aux espaces est normalement limité aux heures d’ouverture de CITYWORK qui sont précisées dans le règlement intérieur.
Le Client bénéficiant d’un contrat de Prestations de services pour la location d’un bureau d’une durée supérieure à 1 mois, bénéficie d’un accès 24h/24 et 7J/7J.
Le client est tenu de respecter les consignes de sécurité et notamment de veiller à maintenir fermés toutes les ouvertures après son passage.
3.2 CONDITIONS D’OCCUPATION DES LOCAUX
Le client s’engage ;
– à prendre les locaux mis à disposition dans l’état où ils se trouvent lors de l’entrée en jouissance, sans pouvoir exiger de CITYWORK un quelconque travail de remise en état, de réparation ou d’aménagement ;
– à maintenir en bon état d’entretien les lieux mis à disposition pendant toute la durée du contrat ;
– à ne pouvoir faire dans les lieux mis à disposition aucun aménagement, changement de distribution, aucun percement de murs sans l’autorisation expresse et écrite de CITYWORK ;
– à n’apporter, sauf autorisation expresse de CITYWORK, aucune modification dans les installations électriques, téléphoniques ou autres, toute modification autorisée devra être effectuée sous la responsabilité de CITYWORK et pourra entraîner une augmentation de prix ;
– à laisser en fin de contrat, tous travaux d’amélioration ou de modification, sans indemnité de CITYWORK, à moins que celui-ci ne préfère exiger la remise des lieux mis à disposition, en leur état primitif, aux frais du client ;
– à ne faire dans les locaux à usage commun aucun déballage, dépôt de marchandise ni stockage de produits inflammables, toxiques ou périssables, sauf autorisation particulière écrite de CITYWORK.
Le client s’engage par ailleurs ;
– à veiller à ce que la tranquillité du centre ne soit troublée en aucune manière par son comportement, celui de ses employés ou de ses visiteurs ;
– à raison de sécurité et sauf autorisation spécifique, il s’engage à n’utiliser dans les lieux mis à sa disposition aucun branchement électrique ou autre équipement technique ou électrique à l’exception toutefois de sa seule Informatique de bureau ;
– à se prémunir par ses propres moyens contre les problèmes d’alimentation électrique de quelque nature qu’ils soient (onduleurs, régulateur de tension …) ;
– à se prémunir des risques de vols et intrusion en veillant notamment en son absence, à la fermeture systématique de ses portes et fenêtres ainsi qu’à la mise sous meuble fermé de tout ordinateur portable et autre matériel de valeur ;
– à se soumettre aux règlements du dit Immeuble pour le bon ordre, la propreté et le service, notamment de ne faire emploi d’aucun appareil bruyant ou dangereux ;
– à laisser visiter les lieux utilisés chaque fois que CITYWORK le jugera nécessaire ;
– à souffrir sans aucune indemnité, qu’elles qu’en soient l’importance et la durée, tous les travaux de grosses et petites réparations qui pourraient devenir nécessaires dans les lieux mis à disposition ou dans l’immeuble dont ils dépendent ou dans les immeubles voisins, et également tous travaux d’amélioration ou de constructions nouvelles que le propriétaire ou le preneur à bail jugerait convenable de faire exécuter ;
– à faire son affaire personnelle de toutes autorisations et de tous impôts relatifs à l’exercice de son activité.
CITYWORK étant équipé d’appareils collectifs sauf autorisations spécifiques, le client s’interdit d’utiliser des machines à café, réfrigérateur, bouilloire, etc.
Les boissons et tout autre aliment devront être consommés dans les espaces prévus à cet effet : cuisine, espace bibliothèque et espace détente – Ces espaces communs sont des lieux conviviaux, qui doivent rester propres et bien tenus à tout instant.
Loi anti-tabac – En application du décret du 29/05/92 sur la loi EVIN du 10 janvier 1991 et du décret n°2006-1386 du 15 novembre 2006 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif, il est interdit de fumer dans tous les lieux fermés, publics de la société CITYWORK. Il est également interdit de vapoter en application du décret n° 2017-633 du 25 avril 2017 relatif aux conditions d’application de l’interdiction de vapoter dans certains lieux à usage collectif il est interdit de vapoter dans tous les lieux fermés, publics de la société CITYWORK.
Il est donc formellement interdit de fumer dans : les bureaux, couloirs, zones de détente et cuisine. Le client s’engage à respecter et à faire respecter cette interdiction.
CONDITIONS SPECIFIQUES
Le client s’engage en outre à ce que les personnes auxquelles il donne accès aux locaux (préposés clients, visiteurs…) ne cause de désordres en quelque lieu que ce soit, ne fasse du bruit dans les couloirs, salle de travail, salle de détente de manière à ne pas nuire au bon déroulement des activités exercées dans le centre d’affaires CITYWORK.
Afin de ne pas gêner les autres utilisateurs ni de mettre en péril le bon fonctionnement et la réputation de CITYWORK, un comportement et une tenue conforme aux bonnes moeurs sont exigés dans l’enceinte de CITYWORK.
Entretien des bureaux – Dans un souci de respect mutuel, ces lieux doivent rester propres. Le client s’engage par conséquent à maintenir son bureau, les lieux et équipements mis à sa disposition, propres et sains.
Maintenance – Pour tout problème de maintenance, il est conseillé de contacter rapidement l’accueil afin de permettre une intervention dans les meilleurs délais.
Sécurité – En cas d’absence, même de courte durée, le client doit s’assurer de fermer à clé les portes et fenêtres de son bureau. CITYWORK ne peut être tenu pour responsable en cas de vol ou d’effraction de chaque bureau.
Certaines zones communes dans l’enceinte de CITYWORK sont couvertes par un système de vidéosurveillance. L’accès aux données est régi par la RGPD et ne peut en aucun cas être accessible de façon publique.
Animaux – Les animaux sont autorisés dans nos locaux sous réserve de respect et signature de la charte animaux.
Utilisation des téléphones portables – Dans un souci de respect mutuel, il est préférable de limiter l’utilisation des téléphones portables dans les parties communes du centre.
3.3 AMEUBLEMENT
Les bureaux sont mis à disposition meublés, un inventaire et un état des lieux sont dressés, remis au client et signés contradictoirement au jour de l’entrée. Le client s’interdit d’apporter du matériel de bureau supplémentaire, sauf autorisation écrite préalable et à l’exception de micro-ordinateurs.
L’installation de photocopieurs, machines à affranchir, etc., est strictement interdite sans autorisation expresse du Prestataire, sous peine de résiliation immédiate du contrat de mise à disposition, quelques en soient les conséquences, le client ne pourra prétendre à aucune indemnité.
3.4 SIGNALISATION
CITYWORK permet à ses clients une signalisation normalisée aux contraintes du règlement de copropriété ou de la charte CITYWORK. CITYWORK fournit le support et l’appose à l’emplacement prévu à cet effet.
3.5 TÉLÉPHONE
Il est entendu que CITYWORK reste le titulaire de toute ligne attribuée, le client n’en étant que l’utilisateur. Les consommations hors forfait téléphonique seront refacturées par CITYWORK au client, au tarif de CITYWORK en vigueur au jour de la souscription audit service. De convention expresse, le client ne pourra pas se servir du numéro d’appel de CITYWORK à usage d’annonces de presse (recrutement, petites annonces, diverses …) qu’après accord préalable de la Direction afin d’éviter une saturation éventuelle de l’accueil téléphonique préjudiciable à l’ensemble des résidents de CITYWORK.
Toutes installations téléphoniques temporaires peuvent être envisagées et seront étudiées ponctuellement, entre la Direction et le client, pour accord. Afin de garantir l’intégrité technologique des installations téléphoniques et informatiques de CITYWORK, le client s’obligera à utiliser exclusivement les installations du centre.
3.6 MÉNAGE
Le ménage est normalement assuré à une fréquence en lien avec une activité professionnelle de bureau. CITYWORK ne pourra en aucun cas être responsable en cas de défaillance ponctuelle de l’entreprise de nettoyage ou de l’un de ses préposés. Cette société a reçu pour instruction de la Direction de CITYWORK de ne pas effectuer le ménage sur les bureaux non dégagés ou trop encombrés afin d’éviter d’engager sa responsabilité pour toutes notes ou papiers qui pourraient de ce fait, être égarés.
La Direction souhaite garder les locaux dans un bon état général et pourrait être amenée pendant la durée de mise à disposition de la société cliente à faire effectuer tous nettoyages (ex. moquettes) ou remise en état qu’elle jugerait utile aux seuls frais du client.
Le client reconnait être informé des conditions de réalisation du ménage de son bureau et l’accepte.
3.7 BUREAU
Le client ne pourra installer plus d’une personne par poste de travail mis à disposition. Il est interdit d’organiser de façon régulière tout séminaire dans les bureaux. Des salles de conférence ou de réunion pourront être mises à disposition à cet effet. Par ailleurs, CITYWORK ne peut être tenu pour responsable de vols, pertes ou disparitions constatés dans les bureaux mis à la disposition du client.
Le client garde l’initiative de fermer ou non son bureau même pendant de courtes absences et en assume toute la responsabilité. Le client tiendra constamment sous sa garde les documents, objets ou valeurs lui appartenant.
3.8 EMMÉNAGEMENT & DÉMÉNAGEMENT
Tout emménagement ou déménagement du client doit être impérativement effectué pendant les heures de présence du personnel d’accueil. Concernant la libération du bureau, il devra être effectué au plus tard le dernier jour ouvré avant le terme du contrat.
Art 4 • MISE A DISPOSITION DE PARKING OU CAVE OU ESPACE DIVERS
Dans le cas où CITYWORK met à la disposition du client un emplacement de parking privé ou une cave, mention doit en être faite dans le contrat de prestations signé entre les Parties. Le Client s’engage alors à respecter les dispositions afférentes à cette mise à disposition mentionnées au contrat de prestations et aux présentes Conditions spécifiques.
La location de l’emplacement de parking et /ou de la cave est à usage strictement civil ou privé à l’exclusion de tout usage artisanal ou commercial de quelque nature que ce soit. Le client s’engage impérativement à n’utiliser que le seul emplacement de parking qui lui est réservé et il s’interdit donc l’utilisation du parking visiteurs. Le client s’engage à n’utiliser l’emplacement loué que pour garer un véhicule automobile de tourisme.
Il s’interdit d’avoir un dépôt d’essence et de tous produits solides ou liquides pouvant provoquer un incendie. Il s’interdit également d’entreposer la moindre marchandise ou matériel. Le client déclare assurer son véhicule contre l’incendie, les explosions, le vandalisme et le vol ainsi que les risques de recours en contractant avec une compagnie d’assurances notoirement solvable. Il s’engage à justifier du paiement des primes à toutes réquisitions de CITYWORK.
Art 5 • MISE A DISPOSITION DE SALLES
5.1 Réservation et Confirmation
Toute réservation de salle de réunion doit être effectuée au moins 24 heures à l’avance. Un acompte de 30 % du coût total de la réservation est requis à la commande. Une confirmation de réservation sera envoyée par e-mail une fois la demande approuvée.
5.2 Durée et Horaires d’Utilisation
La location de la salle de réunion est facturée à l’heure, à la journée ou en forfait.
Les utilisateurs doivent respecter les horaires réservés. Toute utilisation supplémentaire sera facturée en conséquence.
5.3 Annulation et Modification
Les annulations doivent être effectuées au moins 7 jours à l’avance pour éviter des frais d’annulation équivalents à 30 % du coût de la réservation.
Les annulations sont gratuites si elles sont effectuées au moins 7 jours ouvrés avant la date de réservation.
Pour les annulations effectuées moins de 7 jours ouvrés avant la date de réservation, l’acompte de 30 % sera conservé.
Les modifications de réservation sont possibles sous réserve de disponibilité et doivent être effectuées au moins 48 heures à l’avance.
5.4 Accès et Sécurité
L’accès à la salle de réunion est limité aux heures d’ouverture du centre de coworking.
Les utilisateurs sont tenus de respecter les consignes de sécurité et de se conformer aux directives du personnel sur place.
5.5 Équipement et Services Inclus
La salle de réunion est équipée d’une connexion Wi-Fi, d’un écran de projection/TV, et/ou d’un tableau blanc avec marqueurs.
Tout équipement supplémentaire (projecteur, visioconférence, etc.) doit être demandé lors de la réservation et peut entraîner des frais supplémentaires.
5.6 Utilisation et Comportement
Les utilisateurs doivent laisser la salle de réunion dans l’état où ils l’ont trouvée. Tout dommage ou nettoyage supplémentaire sera facturé.
Les comportements bruyants ou perturbateurs ne seront pas tolérés.
5.7 Alimentation et Boissons
Des boissons et des collations peuvent être fournies sur demande et moyennant des frais supplémentaires.
Il est interdit d’introduire des boissons alcoolisées sans autorisation préalable.
5.8 Confidentialité et Discrétion
CITYWORK s’engage à garantir la confidentialité des réunions tenues dans ses salles.
Les utilisateurs doivent également veiller à ne pas perturber la confidentialité des autres occupants des lieux.
5.9 Responsabilité et Assurances
CITYWORK décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol d’objets personnels dans la salle de réunion.
Les utilisateurs sont responsables de tout dommage causé aux équipements ou à la salle de réunion pendant leur utilisation.
5.10 Paiement
Le paiement doit être effectué en totalité avant l’utilisation de la salle de réunion sauf accord de CITYWORK.
Les paiements peuvent être effectués par carte de crédit, virement bancaire, ou tout autre mode de paiement accepté CITYWORK.
Art 6 • TÉLÉPHONE & CONNEXIONS INFORMATIQUES
Se référer à la charte d’usage